A relação jurídica que surge entre o contribuinte e a Administração Tributária é pautada nos limites legais que preservam direitos fundamentais e garantem efetividade ao sistema jurídico que sustenta a exigência tributária. Aspecto importante desta relação é a perspectiva temporal que impõe prazos para o contribuinte espontaneamente cumprir suas obrigações tributárias e para a Administração Tributária agir quando houver omissão. Neste caso, essencial é conhecer as formas pelas quais a Administração Tributária pode dar conhecimento ao contribuinte dos atos praticados para a exigência do cumprimento da obrigação, quando, a partir de então, começa a contagem de prazos. Numa sociedade cada vez mais complexa e dinâmica, apesar de a ciência pessoal ainda ser bastante adotada, outras formas surgem, buscando-se a eficiência da Administração Pública, de status constitucional. Assim, além da forma pessoal, a Administração Tributária utiliza-se da ciência via postal, eletrônica e edital publicado no Diário Oficial. Importante destacar que no RS, a matéria vem regulada na Lei n°6.537/73 (art. 21) que faculta à autoridade competente optar por qualquer uma das formas de ciência dos atos administrativos, não havendo, portanto, ordem de preferência, autorizando que a primeira notificação ou intimação seja feita diretamente por meio eletrônico, por exemplo.
Lei n° 6.537/73
Art. 21 – As notificações e intimações serão feitas por uma das seguintes formas:
I – pessoalmente, mediante aposição de data e assinatura do sujeito passivo, seu representante ou preposto, no próprio instrumento ou em processo, com entrega, no primeiro caso, de cópia de documento ou, ainda, através da lavratura de termo em livro fiscal ou em talonário de documentos fiscais;
II – mediante remessa ao sujeito passivo de cópia do instrumento ou de comunicação de decisão ou circunstância constante de processo, provada pelo aviso de recebimento, datado e assinado pelo destinatário, ou por quem em seu nome a receba;
III – eletronicamente, por meio de sistema informatizado de notificações e intimações do Departamento da Receita Pública Estadual, conforme disposto em instruções baixadas pelo referido Departamento; (Redação dada pelo art. 1º, VI, b, da Lei 12.209, de 29/12/04. (DOE 30/12/04))
IV – por edital publicado no Diário Oficial do Estado ou em outro veículo de divulgação local, e afixado em lugar visível no prédio da repartição. (Acrescentado pelo art. 1º, VI, b, da Lei 12.209, de 29/12/04. (DOE 30/12/04))
§ 1º – Considera-se feita a notificação ou intimação: (Renumerado o parágrafo único para §1° pelo art. 1°, VI, da Lei 8.694, de 15/07/88. (DOE 18/07/88))
a) quando pessoal, na data da respectiva assinatura;
b) quando por remessa, na data constante no aviso de recebimento ou, se for omitida, na data da devolução, à repartição, pelo agente intermediário; (Redação dada pelo art. 1° da Lei 10.402, de 06/06/95. (DOE 07/06/95))
c) quando eletrônica, na data e na hora em que houver o registro eletrônico do acesso ao conteúdo da notificação ou intimação no sistema referido no inciso III do "caput" deste artigo; (Redação dada pelo art. 1º, VI, c, da Lei 12.209, de 29/12/04. (DOE 30/12/04))
d) quando por edital, 5 dias após a data de publicação. (Transformado a alínea "c" em alínea "d" pelo art. 1º, VI, c, da Lei 12.209,de 29/12/04. (DOE 30/12/04))
§ 2º – (Revogado pelo art. 1º, VI, a, da Lei 12.209, de 29/12/04. (DOE 30/12/04))
§ 3° – A autoridade competente poderá optar por qualquer uma das formas de notificação ou intimação previstas nos incisos deste artigo. (Redação dada pelo art. 1º, VI, d, da Lei 12.209, de 29/12/04. (DOE 30/12/04))
§ 4º – O disposto neste artigo não se aplica nas hipóteses dos incisos II e III do artigo 17, casos em que, no momento da entrega da guia informativa, considera-se o sujeito passivo notifcado a pagar, no prazo legal, o tributo declarado e que, se não for pago, considera-se também notificado de sua inscrição automática como Dívida Ativa Tributária e de suas conseqüências, no prazo e na forma previstos nesta Lei. (Redação dada pelo art. 1º, VI, d, da Lei 12.209, de 29/12/04. (DOE 30/12/04))