O controle da emissão de documentos fiscais no trânsito de mercadorias alcança as saídas de mostruário. Nesta hipótese, deverá haver a emissão de documento fiscal com destaque do ICMS – a operação, portanto, gerará débito ao contribuinte – e também a emissão de nota fiscal de entrada quando do retorno das mercadorias, apropriando-se o contribuinte do respectivo crédito fiscal.
No Estado do RS, a matéria é regulada em Instrução Normativa da Receita Estadual conforme abaixo reproduzido.
Considera-se mostruário a amostra de mercadoria com valor comercial, entregue ou remetida a intermediário (empregado ou representante), não para seu uso ou revenda (ainda que isso excepcionalmente possa ocorrer depois de cumprida a sua finalidade), mas para, à vista dela, efetuar vendas de outras mercadorias da mesma espécie, para uso ou para revenda por parte de terceiros.
As operações com mostruário estão sujeitas às mesmas regras aplicáveis às operações com as mercadorias da sua espécie (RICMS, Livro I, art. 1.º, I e II), ou seja:
a) emissão de NF quando da saída da mercadoria;
b) destaque do ICMS, se a operação for sujeita à tributação.
No retorno do mostruário em mãos de empregado, acompanhado sempre da NF original, o contribuinte ao receber a mercadoria deverá:
a) se a mercadoria não tiver sido vendida ao empregado, emitir NF relativa à entrada, creditando-se do imposto em valor igual ao do débito fiscal da saída;
b) se o empregado ficar com a mercadoria, emitir NF pela venda:
1 – sem destaque do imposto, se a operação for pelo mesmo valor da remessa original, haja vista que o imposto incidente já foi destacado na NF referente à operação de remessa original da mercadoria, à qual será feito referência;
2 – com destaque do imposto, se a operação for de valor diverso do da remessa original, procedendo-se na forma do disposto na alínea "a" deste item, no que respeita à emissão de NF relativa à entrada, para estorno do débito fiscal da saída original.
O disposto no item anterior também se aplica ao caso de devolução realizada por representante que, não estando inscrito como contribuinte do ICMS, não possua NF para emitir. (Instrução Normativa DRP nº 45/98, Título I, Capítulo XI, Seção 11.0)